بات الان ومن الواضح أنه لا يوجد شركة تستغنى عن نظام الإتصالات الإدارية الصادر والوارد والأرشيف العام ومتابعة الملفات داخليا وخارجيا

فالأرشفة الالكترونية أو كما يسميها البعض بالصادر و الوارد أو متابعة المعاملات أو متابعة المهام أو تطبيقات سير العمل ما هي إلى مسمى لمفهوم و حيد وهو برامج إدارة الوثائق أو ما تسمى (DMS) اختصار إلى (document management system) و هي تشترك بالمفهوم و لكن قد تختلف بالهدف النهائي و الوظائف كما الحال مع أي تطبيق حاسوبي , فإدارة الوثائق كنظام أو مفهوم عام يشمل كل ما سبق من تعريفات و يمكن تخصيصه بشكل أو بأخر ليتناسب مع الحاجة أو الوظيفة المحددة التي تريدها في عملك الخاص

فالأرشفة كمفهوم عام يعتمد على حفظ و تصنيف الأوراق بطريقة يسهل الرجوع لها و يمكن ذلك عبر خزائن أو رفوف خاصة مع وضعها و ترتيبها داخل ملفات أو مجلدات مع تسميتها أو تعليمها بألوان مختلفة تختلف بطبيعة هذه الأوراق

الآن و بدخول الحاسوب فإن العملية أصبحت أسهل و توفر المزيد من المرونة و الإمكانيات و سهولة في الاسترجاع و الفهرسة و الوصول و بالتأكيد تقليل التكاليف على المدى القصير و الطويل و تقليل الأوراق و تكلفة عملية المحافظة عليها و تكلفة أماكن تخزينها.

فبالحديث عن برنامج الشامل للإتصالات الإدارية فهو يلبي إحتياج معظم الشركات فى تنظيم هذة العملية  ويتكون البرنامج من عدة شاشات رئيسية وهى :-

1. اللغة العربية والإنجليزية
2. الصادر العام
   
3. الوارد العام
   
4. الصادر الداخلى
   
5. الوارد الداخلي
   
6. الأرشيف العام
   
7. متابعة المعاملات الصادرة
   
8. متابعة المعاملات الواردة
   
9. طباعة باركود
   
10. تقارير شاملة
    
11. صلاحيات مستخدمين